教职工离职程序
- 负责监督执行:人力资源副总裁, 多样性, 股本, 和包容
- 当前修订或创建日期:2024年1月10日
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本政策的目的是确保及时通知和处理教师和工作人员离职.
他的机构. 第七节.第01(a)(6)条 访客委员会章程 授权校长执行董事会与大学运作有关的政策及程序.
横幅管理信息系统 该术语用于指信息技术系统，Banner®数字校园. Banner是用于管理学生信息的管理软件系统, 金融援助, 金融, 以及bet8体育娱乐入口的人力资源.
机密的员工 -其雇佣条款及条件受 弗吉尼亚人事法案，弗吉尼亚法典第2节.2-2900等序列.，经修订，他被雇用在一个机密的职位.
部门记录协调员 -作为大学档案经理和各自部门之间的联络人.
招聘主管 -具有招聘权限的管理层, 分配工作, 管理工作时间表, 批准离开, 评估员工, 纪律员工.
分离 -终止与旧道明大学的雇佣关系. 分离的类型包括, 但不限于, 自愿辞职, 退休, 放电, 非自愿终止, 裁员, 调到另一个国家机构, 或者在服役期间死亡.
大学房地产 ——土地, 设施, 用大学或基金会资金购买的设备, 旧道明大学拥有或通过租赁或其他正式合同安排控制的其他材料.
网络时间输入(WTE) -一个以网络为基础的系统，使雇员能够以电子方式提交工作时间和休假信息, 消除时间单的纸张提交, 考勤表, 离开活动表格, 并留下报告.
本政策适用于以下类型的大学员工及其主管:行政和专业教师, 教学和研究人员, 并分类或工资人员. 这项政策不适用于兼职教员, 非教学兼职教员, 或者学生雇员.
本政策规定了以下具体程序，以确保及时处理离职事宜:
- 确保薪酬和支出的准确计算;
- 促进最终支付行动;
- protect and account for University property; and
- 为教职员工提供行使适当福利选择的机会.
大学招聘主管负责立即通知人力资源部有关教师和员工的分离. 通知人力资源部必须不迟于招聘主管收到此信息后的一个工作日.
一旦决定离开学校，员工有责任提前通知并书面通知其招聘主管其辞职意向. 书面通知应当说明离职原因，并写明离职生效日期, 哪一天是员工工作的最后一天.
对于专业级别的职位，合理的离职提前通知至少为两周或更长时间. 作为合同雇员, 当教师想要离开bet8体育娱乐入口时，他们应该尽一切努力给管理部门足够的时间来寻找替代者.
当被告知员工要离职时, 招聘主管应要求出具书面离职信. 在文件的底部, 招聘主管应该注意收到离职信的日期, 签上他/她的名字确认收据, 并立即将文件提交人力资源部. 员工要求解除离职通知的, 员工应以书面形式向招聘主管和人力资源部提出撤回离职通知的请求. 招聘主管应将撤回申请转发给招聘主管的副总裁. 撤销离职通知的请求，由副校长决定是否批准. 副总裁应通知该员工, 招聘主管, 以及人力资源部，如果撤回请求被批准或拒绝.
人力资源部将在五(5)个工作日内向招聘主管发送一封确认收到离职通知的电子邮件. 人力资源部将在离职日期或之前在Banner录入终止工作记录，如果离职日期在主管收到员工离职通知之日或之前，则立即在Banner录入终止工作记录. 这将触发员工离职工作流，在离职日期的24小时内终止系统访问.
招聘主管将收到一份清单，以确保招聘主管在离职日期或之前，不迟于离职日期后两个工作日，在Banner Workflow中沟通并完成离职流程的职责.
招聘主管负责以下工作清单:
- 证明所有休假活动已通过WTE提交给薪资办公室;
- 收集大学财产;
- 指导将钥匙归还给设施管理部;
- 将即将离职的教职员工介绍到人力资源部获取福利信息;
- 如果适用的话, 确保离职的教职员工履行合同义务，或在适当情况下重新分配;
- 以安全和保密的方式保存所有部门人员和考勤记录*;
- 如果离职的员工是在ODURF资助的项目上工作的教员, 他/她必须在他/她的最后一天工作之前联系资助经理;
- 如果员工要转到弗吉尼亚州的另一家机构，而在辞职信中没有说明这一点, 请立即与人力资源部联系.
*部门记录协调员负责确保这些单独创建的实物记录的安全, 接收和维护有关职位, 联络资讯科技署，以确保电子纪录的安全储存, 包括电子邮件, 它们与有关的职位有关, 并通知大学档案管理员有关分居的事宜，以便查询是否有任何诉讼, 调查, 或《网站登录》的要求，这将暂停常规销毁与有关职位有关的记录.
也, 离职员工将收到一封电子邮件，告知他/她在完成离职过程中的责任. 人力资源部负责在通知员工离职时，在Banner行政信息系统中取消该员工的工资状态. 人力资源部还负责将离职员工及时通知发薪处.
工资办公室负责处理最后的工资支付, 处理最后的休假支付, 终止直接存款, 并在Banner管理信息系统中终止员工记录.
适用的记录必须保留，然后按照 联邦记录保留时间表.
人力资源部招聘人事部经理
政策的历史
政策制订委员会 & 负责人批准进行:
/s/ 帕梅拉•哈里斯
负责人员
2024年1月3日
日期
政策检讨委员会批准进行:
/s/ 唐娜W. 米克斯
政策检讨委员会主席
2023年2月21日
日期
行政政策检讨委员会(EPRC)批准进行:
/s/ 9月Sanderlin
负责监督执行官
2024年1月4日
日期
大学法律顾问批准进行:
/s/ 艾伦T. 威尔逊
大学法律顾问
2024年1月8日
日期
总统批准:
/s/ Brian O. Hemphill, Ph值.D.
总统
2024年1月10日
日期
以前的版本: July 1, 2001; August 22, 2003; October 2, 2009; March 30, 2016; 2024年1月10日
预定覆检日期: 2029年1月9日